ITでチームワークを本気で加速する【NPO事務局長の事務局長メルマガ vol.21】
こんにちは。NPO法人SEIN 宝楽です。
今日も開封して頂き、ありがとうございます。
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《目次》
１．ソーシャルグッドな事業や活動に取り組むあなたに朗報！
ITでチームワークを本気で加速する
２．【お得】サイボウズ社NPO 支援プログラム発表記念セミナー
2015年9月28日（月）19:00～20:50（※懇親会：21:00～22:00）
https://www.facebook.com/events/1639922319609756/
３．編集後記
※ぷぷあ
→詳しくは雑談コーナーと編集後記で！
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今日は、忙しいソーシャルグッドな活動をされている
・ソーシャルビジネスやNPOの事業で超忙しいあなた
・チームワークが無いと進まないよー！聞いてないって言わないで！というあなた
・地域活動をより若い人を巻き込んで進めたいよ！というあなた
・行政で地域やNPOを支援しています
・企業でチームワークが欠かせません
そんな貴方に、今こそを聞いて欲しい情報です。
２回続いてのツール系になりますが、
ソーシャルグッドな事業や活動に取り組むあなたに朗報！！！
ITでチームワークを本気で加速する
です。
また、実は来週、そんな事例の学べるセミナーを
来週開催します！
簡単に言うと、
「チーム」の業務が効率的になり、
効果を生み出すための情報共有を促進し、
事業の成果やゴールを目指す。
だれもがめざしている形です。
その際大事なのは、、、
情報の共有には、コミュニケーションが必須です。
私たちは、もはやメールやfacebook、
ビジネスチャットなど、ICTツールに囲まれ、
多様な情報共有ができるようになっています。
コミュニケーションのあるチームワークをどう作るのか、
それは、各参加者の中に、実感が持てるか。
実感＝成果と考えます。
ドイツの学者によると４つあるとも言われています。
チームのアウトプットには、
「効果」
「効率」
「満足」
「学習」
私たち、まちづくりやソーシャルビジネスの人たちが考えやすいのは、
メンバーの「満足」「学習」なんですが、
一般的には、
目に見えやすい「効果」「効率」が大事と言われつつ、
「満足」「学習」を重要視してしまう。
確かに、良いチームで仕事をしたときの、
自分の満足感や、学んだ気持ちは、
アウトプットの１つであると言えます。
しかし、
今や答えのない時代。
企業でも、
目に見えやすい「効果」「効率」だけでなく、
メンバーの「満足」「学習」もチームワークのアウトプットであると考えられています。
今日は、その中で、
チームワークを応援する企業として
昔から注目されているサイボウズ社さんをご紹介します。
サイボウズさんはチームを、
目標に向かって集まった組織体のこと
を指しています。
条件は
１ 達成すべき明確な目標の共有
２ メンバー間の協力と相互依存関係
３ 各メンバーが果たすべき役割の割り振り
４ チームと構成員とそれ以外との境界が明確
をチーム成立の条件としています。
特に、多様な立場のひとが関わる、
私たちのNPOやソーシャルビジネスでは、
１の「達成すべき明確な目標の共有」が命なんですが、、、、
「２ メンバー間の協力と相互依存関係」
「３ 各メンバーが果たすべき役割の割り振り」
がついつい、何となくで進んでします。
一つの仕事を二人で扱ってしまったり、
相談の電話の連絡に、多忙につきエラーしてしまったり、
指示系統が機能せず、それぞれがバラバラに動いてしまったり、、、
この課題は、コミュニケーションの問題です。
でも、事業を行いながら、
コミュニケーションの戦略も考える
結構難しい。
だからこそ、
「効果」
「効率」
「満足」
「学習」
をチームのアウトプットにし、
「効果」「効率」をICTの力で生み出す
プロセスのデザインが重要だと思います。
そういった組織づくりは、
私もファシリテーターなので個別に相談に乗れる、、、
でも、現場が動いている、
動きながら何とかできないの！？
って思いますよね。
そこで、今日は、
チームワークを応援する企業の提供する
クラウドサービスに注目してみようと思います。
と言いましても、CMの依頼は受けていません。
どちらかと言うと、勝手に応援しているサービスです。
宝楽注目のサービスは２つです。
NPOやソーシャルビジネスのみなさんは忙しい。
だから、２つだけ紹介します。
メールワイズ
と
kintone（キントーン）
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メールワイズ
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https://mailwise.cybozu.com/
団体の代表アドレスなど、一つのメールアドレスを複数の
メンバーで共有する場合に、誰がいつ対応したのかを団体内で
簡単に管理することができます。
ブラウザで利用するメールシステムです。
◎ポイント
１，事業のメールは一本化
個別の事業のやり取りがチャットアプリで足りる時代になった今。
外部からの依頼、問い合わせは
複数設置せず、一つにすることも増えているかと思います。
だけど、問題はメールは個別にソフトで見るという習慣が一般化しています。
ということは、だれが、このメールに反応し
だれが反応するの！？
って結局口頭でやり取りし、
工数が増えて流れてしまう。
ありませんか？
https://www.youtube.com/watch?v=hPl_KXYO408
２，大量のメールを２，３人でさばける
少人数でも大量のメールをさばくことが出来る機能を豊富に搭載しています。
単純にメールの対応や共有だけでは実現できません。
どういうことか？
決まっている対応ってありませんか？
講座の開催場所の問合せ
講師依頼の時に、依頼書を送って欲しい手続き
などなど、、、
雛形化し、担当まで決められる。
だれでも回答できる状態にできます。
決裁者のOKサインで、返事が完了してしまう。
役割分担も明確になり、
少人数で問合せに対応できます。
https://mailwise.cybozu.com/product/#tabs-1
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kintone（キントーン）
―――――――――――――――――――――――――――――――――
https://kintone.cybozu.com/jp/
データベースや業務アプリを簡単に作成できるクラウドサービスです。
「会員管理」、「議事録管理」、「経費精算」、「承認申請」
「講座管理」など様々な機能を団体の業務に応じて、
素早く作成することができます。
１、うちにはデータベースはありません！
って本当ですか？？？
Excelで管理してませんか？
名簿
寄付者リスト
などなど、、、、、
これって記帳な台帳イコールデータベースです。
余談ですが、江戸時代、火事の時
大阪商人が唯一持ち出したものが「顧客台帳」だったんです。
悠久の歴史からも学ぶべき時が来ました。
また、個人情報保護が当たり前の時代、
名簿を共有フォルダーで管理はせず、
同じ場所で鍵を付けて管理するほうが安全だし、
資産として守れる。
マイナンバーもはじまりますね！
情報管理の時代です。
https://kintone.cybozu.com/jp/feature/operation.html
２，業務の基本は気合です
今は、働き方も多様化しています。
事務所に出てきて働く。
本当にそれだけが事業なんでしょうか。
子育てしながらでも、
在宅でできる勤務形態の実現。
ICTがあるからこそなせる技です。
ファザーリング・ジャパンというNPO法人さんは、
なんと、事務所をたたんで在宅勤務形態を始めたそうです。
事例の動画
https://kintone.cybozu.com/jp/case/introduction22.html
３，やっている仕事を仕組みする
データベースの構築は、
業務のプロセス管理と同じです。
仕事の整理を通して、
効率的に改善できます。
また、特に受付や対応という仕事ごとに履歴を
コミュニケーションとして残す機能もあります。
データに紐付いた効率的なコミュニケーションを実現してくれます。
https://kintone.cybozu.com/jp/feature/basic.html#comment
と、コミュニケーションに基づく
ICTの事業プロセスを作る時代が、
いよいよ来ています！！
事業の
「効果」
「効率」
を満たしつつ
コミュニケーションと
「満足」
「学習」
を作っていく。
事業のことだけじゃなく、
良いコミュニケーションを作って
社会的効果の高い事業を作っていけるなんて
最高ですよね！
そんな事例の学べるセミナーを
来週開催します！
下のトピック２をご覧ください！
以上
今回のトピックは、いかがでしたでしょうか？
このメールにそのままお返事いただくと宝楽が直接全部お返事しますので
ぜひご連絡ください。
→【無料相談】
とりあえず、何か困ってます！
今、どうしていいか分からない！
そういった、社会的起業を行う・支援する全ての方を応援します！！！
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２，【お得】サイボウズ社NPO 支援プログラム発表記念セミナー
2015年9月28日（月）19:00～20:50（※懇親会：21:00～22:00）
https://www.facebook.com/events/1639922319609756/
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この度、NPOサポートセンターさんと協働で、
大阪市にて、特定非営利活動法人SEIN（サイン）
≪ NPO支援プログラム 発表記念セミナー≫
サイボウズ製品が1万円に！NPOのクラウドサービス事例紹介（大阪開催）
セミナーを開催いたします。
このセミナー東京のサイボウズ本社と繋ぎ、
大阪からも宝楽が事例を発表いたします！！
NPOの「クラウドサービス」活用事例紹介と、破格のNPOプランを発表した
サイボウズ社「NPO支援プログラム」をテーマにしたイベントを開催します。
クラウドサービス「cybozu.com」は、契約社数が10,000社以上、
累計400万人が使う、国内シェアNo.1の導入実績のツールです。
この企業向けツールが、2015年夏から、NPOは50ユーザー・年額1万円で、
各製品を導入できるようになりました。
本イベントでは、サイボウズ社のみなさんと一緒に、業務効率の向上に
役立つクラウドサービス「cybozu.com」の各製品の詳細、NPO活用事例の
理解を深めていきます。
NPO法人の限りある時間や労力を、より多くの社会課題の解決に
あてていけるよう、クラウドサービスを知り尽くし、徹底的に活用しましょう！
【開催日時】
2015年9月28日（月）19:00～20:50（※懇親会：21:00～22:00）
【会場】サイボウズ大阪オフィス
〒532-0003
大阪府大阪市淀川区宮原2-14-4 MF新大阪ビル4F
【アクセス】
■アクセス
各線 「新大阪」駅 から徒歩7分
地下鉄御堂筋線東三国駅 4番出口 から徒歩5分
（東京都中央区日本橋2-7-1 東京日本橋タワー 27階）
※当日の受付場所・入館方法については、お申込いただいた方に後日お知らせいたします
【参加費】500円
（懇親会参加ご希望の方は＋1,000円）
【定員】20人
【対象】
以下に該当するNPO法人などの非営利団体、NPO法人の支援に携わる方など
・毎日の業務の効率化を考えたい
・新しいITツールが気になる
・サイボウズ製品のNPO活用事例を学びたい
・事務、管理業務ご担当者さま
・ITシステムご担当者さま
・広報・コミュニケーションご担当者さま
・イベント企画・運営ご担当者さま
【セミナー内容】
（1）「サイボウズNPOプログラム」の紹介
・NPOプログラムの発表
・各製品紹介、デモ（サイボウズ Office、Garoon、kintone、メールワイズ）
（2）サイボウズのクラウドサービスのNPO活用事例
・サイボウズ Office
事例発表：NPO法人ADRA Japan 事業部長 橋本様
・kintone
事例発表：NPO法人SEIN 事務局長 宝楽様
・メールワイズ
事例発表：調整中
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３，編集後期
ぷぷあ
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最近、発語もすごいできるようになり、
これでもか！っていうくらい、よくしゃべります。
ええ、２歳の娘がです。
最近とっても面白いなーと思ったのは「ぷぷあ」です
「ようかい うぉっち」
は丈夫に言えてます
「ばにゃん」
は、じばニャン
そして最近「ぷぷあ」って言います。
これ、「プリキュア」のことです。
保育園でもお姉さま方が好きなキャラクターを見聞きし、
学んできたようです。
ですが、
まだうちの娘「プリンセス プリキュア」
略して「ぷぷあ」
と申しております。
そんな感じですが、
「チチ、ぷぷあしってる？」
と、聞かれ始めています
さぁー勉強しなければ！
よければアドバイスいただけると幸いです！
うん、父頑張る。
ではまた来週！
【無料相談受付中】
もし、社会的起業を始めるにあたって、
事業プラン、ホームページ制作やなどについて、
NPOとの協働を考える行政担当者・起業担当者のみなさん、
何かお悩みがある場合は、
お気軽にご相談ください。
一方通行の情報を見ては悩み、見ては悩みしているより、
いろんな解決策をお話できると思います。
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ご相談はコチラ ⇒ mh@npo-sein.org
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NPO法人SEINは、
「NPOの運営ノウハウを提供するNPO」から「チームワークを提供するNPO」
のカタチを提案し実践しています。
地域・他分野・産官学民のバックボーンを持つメンバーで運営し、
多くのNPOや企業・行政さんを相手に仕事をしています。
グローバルな時代からこそローカルに根ざしたネットワークを作っていきます。
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NPO法人SEIN 事務局長
宝楽陸寛（ほうらくみちひろ／ファシリテーター）